Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Korespondensi

      Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Korespondensi

1.      Pihak Pemberi Pesan

Pemahaman pada pihak pemberi pesan lebih diperhatikan pada bahasa tulis yang digunakan. Untuk diperlukan pemahaman mengenalbahasa tulis yang baik secara umum bahasa tulis yang baik yaitu:

·         Jelas

Pengertian jelas di sini adalah jelas mengenai maksud penulisan surat maupun jelas pada penulisannya, jika penulis menulis surat dengan tulisan tangan, maupun tata bahasa yang digunakan, untuk mencapai maksud ini seorang Penulis surat harus memikirkan topik permasalahan secara matang dan mengumpulkan data pendukung, bila permasalahan pada tulisan tanganya, maka seorang penulis harus mengupayakan bentuk tulisannya agar mudah dibaca, sementara agar tata bahasa yang digunakan tepat Peulis harus mempelajari kaidah Tata Bahasa Indonesia serta rajin membaca dan menulis sehingga kemampuannya semakin meningkat.

·         Singkat

Pengertian singkat di sini adalah langsung pada pokok permasalahan tanpa melupakan kaidah sopan-santun dalam menulis surat. Permasalah yang sering timbul pada diri kita sebagai Bangsa Timur adalah kaidah sopan-santun terlalu panjang dibandingkan dengan materi pembicaraan itu sendiri.

·         Menggunakan bahasa yang umum

Bahasa yang umum di sini berarti bahasa yang biasanya digunakan. Memang betul, bahasa yang digunakan dapat menunjukkna citra atau image si Pembuat surat, tetapi bila maksud yang di tuju tidak sampai proses komunikasi tidak berhasil seperti diharapkan. Sehingga sebelum menggunakan bahasa asing atau bahasa daerah, Penulis surat harus berpikir, umumkah bahasa tersebut digunakan dalam kehidupan sehari-hari terutama bagi pembaca? Hal ke dua yang harus diperhatikan adalah kebenaran dan istilah tersebut, karena jangan sampai usaha untuk meningkatkan citra justru berakibat sebaliknya sebagai penghancur citra karena kesalahan tulis atau istilah bahasa yang digunakan.

·         Menggunakan standar penulisan yang umum

Yang dimaksud dengan standar penulisan yang umum bukan berarti standar penulisan baku seperti dalam tata bahasa baku Bahasa Indonesia, tetapi dengan melihat obyek surat tersebut ditujukan. Bila surat tersebut ditujukan kepada sahabat, keluarga, atau rekan akrab di mana sudah dipahami kebiasaan, tingkah laku, budaya, dan sebagainya justru penggunaan bahasa baku iti akan mengurangi kadar keakraban. Bahasa baku tepat digunakan untuk komunikasi tertulis formal seperti surat dalam hubungan kerja, relasi pengajaran, dan sebagainya.

2.      Pihak yang Diberi Pesan (Communicant)

Pemahaman pada pihak penerima pesan sangat penting karena pihak itulah pesan akan disampaikan. Pemahaman pihakn ini dilakukan dengan melihat latar belakang sosial, pendidikan, budaya, kebiasaan, tingkat sosial dalam kelompoknya dan sebagainya. Diketahuinya latar belakang penerima pesan dapat digunakan sebagai pertimbangan penting untuk menentukan bahasa surat yang digunakan. Bahasa “tinggi” hanya akan menimbulkan kesia-siaan, jika tidak dipahami oleh penerima surat.

       

     D.   EVALUASI PROSES KORESPONDENSI

Evaluasi dalam proses korespondensi adalah upaya untuk melihat efektivitas atau tercapai tidaknya komunikasi tersebut setelah dijalankan. Evaluasi perlu selalu dilakukan untuk melihat hasil dari kegiatan ynag telah kita kerjakan bukan hanya pada proses komunikasi, tetapi seharusnya untuk setiap kegiatan. Tujuan utama dari hal ini adalah sebagai sarana mawas diri agar kegiatan sam dilakukanpada masa yang akan datang lebih baik daripada yang telah  dilakukan sebelumnya.

Evaluasi proses korespondensi dilakukan dengan berbagai cara antara lain:

1.       Memikirkan kembali surat yang telah dikirimkan apakah telah sesuai dengan tujuan semula atu belum sesuai.

2.       Meminta umpan balik / feed back dan penerima pesan baik secara langsung, maupun tidak langsung. Hal paling mmudah untuk melakukan hal ini adalah dengan menilai balasan dari penerima surat. Bila tanggapan sesuai harapan, maka kegiatan korespondensi dapat disebut berhasil, sementara bila masih banyak ditanyakan substansi dari surat tersebut, menandakan ada hal yang belum tepat dan surat yang kita kirimkan. Identifikasi ketidak tepatan tersebut harus cepat dilakukan sebelum mengganggu proses komunikasi berikutnya.

3.       Belajar dari kesalahan-kesalahan yang dibuat. Pepatah Barat mengatakan The experiennces is the best teacher atau pengalaman adalah guru terbaik. Idetifikasi kesalahan-kesalahan yang telah dibuat jangan mengulang kembali kesalahan-kesalahan tersebut karena hanya orang bodohlah yang mengulangi kesalahan untuk yang ke dua kali.