Pengkodean Dokumen

Pengkodean dokumen 

pengkodean dokumen dapat dengan mudah dilakukan sehingga tidak membutuhkan.Banyak waktu dalam penyimpanan. 

  • Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen antara lain sebagai berikut:
  1. Nomor urut
  2. Tanggal dokumen diperoleh
  3. Penyusunan dokumen
  4. Nama/judul dokumen
  5. Kota tempat terbit
  6. Nama penerbit
  7. Tahun penerbitan
  8. Jumlah halaman
  9. Cara saat memperolehPada saat ini,dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan microfilm, bahkan ada pula yang disimpan dalam memori computer. 

Dengan pengolahan kode(kode sandi) akan dapat ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari.Dokumen bisa berwujud lembaran ,film, pita ,atau rekaman. Untuk wujud dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat dipergunakan system kearsipan atau filling. lain dengan dokumen yang terjilid ,penyimpanan ,penataan ,dan pengamanannya dipergunakan system perpustakaan,Pembagian klasifikasi dimulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi,divisi dipecah lagi menjadi seksi ,dan seksi dipecah menjadi subseksi. 

  • Pembagian klasifikasi ini dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi.

1. Pola klasifikasi judul(caption)dan pembagian judul atas
2. Teknik mengindeks
3. Teknik menetapkan kode
4. Prosedur dan teknik penyimpanan
5. Menentukan pencatatan yang diperlukanKLASIFIKASI JUDUL ARSIP

  • Arsip-arsip yang ditata menurut system abjad diklasifikasikan menjadi 4 kelompok,yaitu:
1. Arsip peroranganArsip ini diberi judul(caption)nama perorangan.
2. Arsip instansi pemerintahArsip ini diberi judul(caption)nama instansi pemerintah.
3. Arsip niagaArsip ini diberi judul(caption) nama perusahaan.
4. Arsip yang dikelola oleh badan-badan social.

  • TEKNIK MENGINDEKS(menetapkan unit)Setelah menetapkan judul apakah nama perorangan,organisasi social ,instansi pemerintah, ataupun swasta,maka sekarang kita perlu menentukan unit-unit terpenting. Hal ini dikenal dengan mengindeks.
  • TEKNIK menetapkan kodeDalam menetapkan kode , kita menggunakan suatu teknik yang memuat suatu aturan-aturan dalam mengindeks .

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran

Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran. Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut : 1. Ruang perkantoran (Office Space) Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan. 2. Komunikasi (Communication) Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Telepon; Susunan kabel; Sistem telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu. 3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel) Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara pemberhentian; Fasili...
Baca selengkapnya

Istilah Penyimpanan Arsip

Ada 3 Istilah Penting Yang Berkaitan Dengan Penyimpanan Arsip, yaitu : 1.  Pengarsipan Horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar ( Horizontal ), di mana arsip dan dokumen di simpan secara bertumpuk pada laci atau rak yang tidak terlalu dalam. 2.  Pengarsipan Vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus ( Vertikal ), dimana arsip di susun berderet kebelakang. 3.  Pengarsipan Lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri ( Lateral ) dimana arsip di susun berderet menyamping.
Baca selengkapnya

Model Otomatisasi Kantor

Gambar
Model Otomatisasi Kantor Keterangan : Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan. Informasi juga disediakan oleh lingkungan. Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut. Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.
Baca selengkapnya